Vi är Åby Nordgård Samfällighetsförening
Senast uppdaterad 2018-09-07
Vår webbplatsadress är: https://abynordgardsamf.se.
Här följer en beskrivning av den personliga informationen och hantering av den.
Som förening skall vi avisera föreningsavgiften, därför för vi i register:
Namn och adress. Dessutom för vi register över garage, motorvärmaruttag samt parkeringar. Parkeringar är av typen ordinarie och extra parkeringar.
Om kostnad för värme för utbyggnad finns, värmeventilens öppningsgrad.
Dessa uppgifter är nödvändiga för uttaxering.
Föreningen anlitar Fastighetsparter för hantering av avisering, betalning, påminnelser.
Vi för även uppgift om enskild medlems fastighetsandel, det vill säga om det finns en eller flera ägare på fastigheten.
Denna uppgift är nödvändig för röstlängden, till stämmor.
Extra uppgifter som underlättar vid kontakter har vi också samlat.
I dräneringssammanhanget så registrerades det e-postadress samt telefonnummer.
Det togs även bilder över läget INNAN och uppgifter om hur man personligen såg läget EFTER grävningen. På mötet gjordes det ljudupptagningar som kom-i-håg-noteringar.
Detta blev till listor som Röj-o-återställningsteamet samt
Gräventreprenören har tagit del av.
Även andra entreprenörer kan ha tillgång till kontaktuppgifter exempelvis, entreprenören för ventilbytet i källarna som har fått ta del av namn och telefonnummer.
En liggare över varje fastighet finns som inkluderar kostnader för det arbete som utförts under i samband med dräneringsarbetet.
Detta är nödvändiga uppgifter för administrativa händelser.
Dessa uppgifter kommer att förstöras då de är utagerade och inte längre behövs.
Vi delar som sagt information med de entreprenörer som måste ha dessa typ av uppgifter för att kunna kontakta fastighetsägare snabbt, samt att vi samlar ihop dessa listor senare, alternativt förstör entreprenören dem.
Allt för att inte sprida uppgifter.
På föreningens webbplats kan du ange om du vill prenumerera på föreningen ”blogg”. Det vill säga, om du lämnar din e-postadress så kommer det automatiskt ett mejl till dig. Denna funktion hanterar din e-postadress som du själv angivit. Du kan själv via det mejl du får ta bort dig ur detta system.
Du skall kunna ta del av den informationen som vi lagrar om dig, som medlem i föreningen.
Det är samma information som föreningen kommunicerar med dig som medlem, den heter Medlemsuppgifter.
Denna kan du begära genom att du kontaktar oss, den kommer automatiskt till dig då någon ändring av uppgifterna sker – exempelvis du har fått en extra parkeringsplats eller du har bytt e-postadress.
Föreningen registrerar sedan 2017-02-02 inga kommentarer alls. Tidigare kommentarer innehåller namn, ibland mer utförligt då person uttryckligen begärt detta.
Föreningen har 40 stycken temperaturgivare monterade i vissa av husen. Detta är för att analysera värmen från undercentralerna.
Data dessa samlar är för att se den kollektiva inomhustemperaturen och styra ut effekt från undercentralerna samt analysera felaktigheter. Vi har ett Personuppgifts-biträdesavtal med NORDIQ om denna data. Det är till för att skydda personuppgifter enligt GDPR.
Cookie-filer och Kontaktformulär
Det finns ”cookies” och IP-adresser i alla datasystem. Detta är inget som vi använder men de finns alltid med i datorsammanhanget.
Cookies är ”datakod” som lagras på din dator (även mobil eller padda”) som underlättar hur systemet flyttar fokus åt dig. Alltså hopp mellan olika delar på webbplatsen. Så är det i princip för alla webbplatser på Internet.
Information till föreningen via kontaktformulär mejlas till styrelsen och hanteras varsamt.
Analys
Föreningen har grundläggande, översiktlig besöksstatistik på webbplatsen. Här hanterar vi ingen personlig information.
Vilka vi delar dina data med.
Föreningen kan dela information med de entreprenörer som föreningen anlitat och som behöver komma i kontakt med dig som fastighetsägare.
Efter entreprenörens arbete återfår vi detta. Alternativt förstör entreprenören uppgifter. Föreningen har kontroll över detta.
Med NORDIQ delas temperaturdata från temperaturgivare(40 stycken) monterade i vissa av husen.
Vi har ett Personuppgifts-biträdesavtal med NORDIQ om denna data. Det är till för att skydda personuppgifter enligt GDPR.
Hur länge vi behåller era uppgifter
Om du skriver en kommentar kommer kommentaren och dess metadata att sparas utan tidsgräns. Anledningen till detta är att vi behöver kunna hitta och godkänna uppföljningskommentarer automatiskt och inte lägga dem i kö för granskning.
Hur vi skyddar din information
Vi arbetar på internet med denna information och informationen är skyddad med lösenord som bara styrelsen har. Vi anlitar Microsoft för hantering av e-post via föreningen hotmail-konto.
För föreningens webbplats anlitar vi one.com där föreningens webbplats ligger.
Det finns rutiner för att göra säkra backuper, som lagras hos respektive.
Vilka procedurer vi har för dataläckor
Vi arbetar aktivt med lösenord, styrelsemedlemmar ska hantera lösenord på egna datorer.
Föreningens hotmail-adress byter regelbundet lösenord. Vidare har vi en rutin vid förändring av lösenord då styrelsen förändras.