Information om hur föreningen hanterar personuppgifter enligt den nya förordningen som träder ikraft inom EU 2018-05-25.
Detta direktiv kom för ca två år sedan och nu 2018-05-25 blir det en lag att följa. Denna lag är till för att stärka rättigheter för en enskild person och klargöra ansvar om hur personuppgifter hanteras.
Vi som förening har att ta ställning till hur föreningen hanterar/behandlar personliga uppgifter som vi har på medlemmarna och naturligtvis varför vi för dessa uppgifter.
Föreningen måste kunna visa att förordningen följs genom dokumentation.
- Tydliga ändamål
- Laglig grund för behandling av uppgifter
- Dokumentera behandlingar av uppgifter
- Upprätta rutiner kring, hur man behandlar uppgifter
- Utbilda personal – alla skall veta vad som gäller
- Följa upp att rutiner följs
Alla uppgifter som kan identifiera en person är personliga uppgifter och föreningen har några saker att ta ställning till.
Om vi börjar med ”vilka och varför” uppgifter föreningen för:
Som förening skall vi avisera föreningsavgiften, därför för vi i register:
Namn och adress. Dessutom för vi register över garage, motorvärmaruttag samt parkeringar. Parkeringar är av typen ordinarie och extra parkeringar.
Om kostnad för värme för utbyggnad finns, värmeventilens öppningsgrad.
Dessa uppgifter är nödvändiga för uttaxering.
Föreningen anlitar Fastighetsparter för hantering av avisering, betalning, påminnelser.
Vi för även uppgift om enskild medlems fastighetsandel, det vill säga om det finns en eller flera ägare på fastigheten.
Denna uppgift är nödvändig för röstlängden, till stämmor.
Extra uppgifter som underlättar vid kontakter har vi också samlat.
I dräneringssammanhanget så registrerades det e-postadress samt telefonnummer.
Det togs även bilder över läget INNAN och uppgifter om hur man personligen såg läget EFTER grävningen. På mötet gjordes det ljudupptagningar som kom-i-håg-noteringar.
Detta blev till listor som Röj-o-återställningsteamet samt
Gräventreprenaden har tagit del av.
Även entreprenören för ventilbytet har fått ta del av namn och telefonnummer.
En liggare över varje fastighet finns som inkluderar kostnader för det arbete som utförts under i samband med dräneringsarbetet.
Detta är nödvändiga uppgifter för administrativa händelser.
Dessa uppgifter kommer att förstöras då de är utagerade och inte längre behövs.
Vi delar som sagt information med de entreprenörer som måste ha dessa typ av uppgifter för att kunna kontakta fastighetsägare snabbt, samt att vi samlar ihop dessa listor senare, alternativt förstör entreprenören dem.
Allt för att inte sprida uppgifter.
På föreningens webbplats kan du ange om du vill prenumerera på föreningen ”blogg”. Det vill säga, om du lämnar din e-postadress så kommer det automatiskt ett mejl till dig. Denna funktion hanterar din e-postadress som du själv angivit. Du kan själv via det mejl du får ta bort dig ur detta system.
Det finns ”cookies” och IP-adresser i alla datasystem. Detta är inget som vi använder men de finns alltid med i datorsammanhanget.
Cookies är ”datakod” som lagras på din dator (även mobil eller padda”) som underlättar hur systemet flyttar fokus åt dig. Alltså hopp mellan olika delar på webbplatsen. Så är det i princip för alla webbplatser på Internet.
Du skall kunna ta del av den informationen som vi lagrar om dig, som medlem i föreningen.
Det är samma information som föreningen kommunicerar med dig som medlem, den heter Medlemsuppgifter.
Denna kan du begära genom att du kontaktar oss, den kommer automatiskt till dig då någon ändring av uppgifterna sker – exempelvis du har fått en extra parkeringsplats eller du har bytt e-postadress.
Jag, Frank, var på ett möte som VillaÄgarna och deras avdelning för Samfällighetsföreningar arrangerade. Det gäller naturligtvis den nya lagen som du fått ta del av i detta dokument.
Om du vill, vågar och kan så ta del av det material som visades under mötet.
Utbildningsmaterial GDPR Samfälligheter (PDF)